Kontrola kosztów i planowanie zasobów wymagają dostępu do danych, które odzwierciedlają rzeczywistą sytuację przedsiębiorstwa. Informacje o zakupach, sprzedaży, stanach magazynowych i zobowiązaniach na prawdę często powstają w różnorakich momentach, a ich ranking może wymagać dodatkowej pracy. Problem staje się bardziej widoczny, gdy firma obsługuje wiele zamówień, prowadzi kilka magazynów albo korzysta z różnych kanałów dystrybucji.
W takich ustaleniach oprogramowanie Comarch może być wykorzystywane do obsługi wybranych procesów i gromadzenia danych w ramach jednego środowiska informatycznego. Zakres użycia zależy od konkretnego rozwiązania, rodzaju działalności a także przyjętej konfiguracji. Podczas analizy potrzeb warto sprawdzić, które informacje są niezbędne do codziennych wyborów, jak często powinny być updatowane i kto odpowiada za ich poprawność. Sam dostęp do sporej liczby raportów nie znaczy jeszcze, że ułatwią one kontrolowanie. Jeśli dane są niekompletne albo rejestrowane według różnych zasad, wyniki analiz mogą wymagać dodatkowego sprawdzenia.
W przedsiębiorstwach zajmujących się handlem albo produkcją szczególne znaczenie ma planowanie dostępności materiałów i towarów. Comarch ERP może wspierać ewidencję zapasów, obsługę zamówień, rejestrowanie zakupów a także kontrolę wybranych kosztów, zależnie od używanego systemu. W praktyce samo zobowiązanie obowiązującego stanu magazynowego nie za każdym razem wystarcza do podjęcia wyborów o dalszym zamówieniu. Należy też uwzględnić towary już zarezerwowane, dostawy będące w drodze, terminy realizacji a także przewidywane zapotrzebowanie. Błędne dane w jednym z owych obszarów mogą prowadzić do zakupu zbyt dużej ilości materiałów albo do opóźnienia realizacji zamówienia. Dlatego istotne są reguły rejestrowania przesunięć magazynowych, przyjęć, wydań i korekt. Znaczenie ma także sposób obsługi jednostek miary, wariantów towarów oraz zamienników. W firmach prowadzących działalność w kilku lokalizacjach trzebponadto ustalić, czy zapasy mają być analizowane osobno dla każdego magazynu, czy w ujęciu łącznym. Przyjęte rozwiązania powinny odpowiadać rzeczywistemu obiegowi produktów, a nie tylko i wyłącznie schematowi widocznemu w ustawieniach skryptu.
Osobnym zagadnieniem jest połączenie systemu z narzędziami wykorzystywanymi poza zasadniczym środowiskiem zarządzania. Przedsiębiorstwo może korzystać z platform sprzedażowych, aplikacji kurierskich, systemów płatności albo kodów służących do przygotowywania analiz. W takiej okoliczności wdrożenia Comarch mogą obejmować uwarunkowanie zakresu wymiany danych między poszczególnymi rozwiązaniami. Trzeba określić, który system przechowuje dane podstawowe, jak na prawdę często przesyłane są aktualizacje i co dzieje się, gdy przekazanie informacji nie powiedzie się. Przykładowo zamówienie złożone w sklepie internetowym może wymagać pobrania danych klienta, sprawdzenia dostępności produktu, wykonania dokumentów i przekazania informacji o wysyłce. O ile część tych czynności odbywa się samoczynnie, nadal potrzebna jest procedura postępowania w przypadku brakujących danych, anulowania transakcji albo zwrotu płatności. Integracja może również wiązać się z ograniczeniami technicznymi, kosztami utrzymania połączeń oraz obowiązkiem dopasowania ich po aktualizacji jednego z skryptów. Z tego względu przed rozpoczęciem prac warto opisać najbardziej istotne scenariusze podmiany informacji i sprawdzić je przykładowoach obejmujących zarówno typowe operacje, jak i sytuacje nietypowe.
Po uruchomieniu systemu zmienia się sposób wykonywania części obowiązków, dlatego potrzebne jest monitorowanie pracy użytkowników i jakości zapisów. Nie chodzi jedynie o wykrywanie awarii. Równie ważne są powtarzające się błędy w dokumentach, ręczne poprawianie danych czy różnice między raportami a prawdziwym stanem zasobów. Ich przyczyny mogą być różnorakie: od nieprawidłowych ustawień, przez brak dobrego szkolenia, po procedury niedopasowane do obowiązującej działalności. Warto rozdzielić te problemy, ponieważ każda z owych sytuacji wymaga innego działania. Zmiana konfiguracji nie pomoże, jeżeli pracownicy nie znają zasad rejestrowania operacji, a dodatkowe szkolenie nie rozwiąże błędu wynikającego z nieprawidłowej integracji. Znaczenie ma również dokumentowanie przekształceń i postanowienie, kto może zatwierdzać modyfikacje wpływające na pracę innych działów. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa mogą pojawić się nowe wymagania dotyczące raportów, obiegu dokumentów albo dostępu do danych. Ich wprowadzenie powinno uwzględniać wpływ na istniejące procesy, sposób rozliczania operacji oraz zakres testów potrzebnych przed zastosowaniem zmian w codziennej pracy.
Więcej informacji na stronie: obsługa it firm łódź.